TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO APLICABLE PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES KIDS COUNTRY HOUSE SAS, con Nit.900.480.127–‐1, existente y debidamente constituida conforme con las leyes de la República de Colombia, con Registro Mercantil No. 02158581, sociedad propietaria de la Institución Educativa Gimnasio Bilingüe Casa Campestre de los Niños, reconocida mediante la Resolución 2930 del 13 de agosto de 2008, y la Resolución 09–‐191 del 22 de noviembre de 2011, expedida por la Secretaría de Educación Distrital de Bogotá, con domicilio en la ciudad de Bogotá; Atendiendo lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ha preparado el siguiente listado de políticas internas orientadas al adecuado tratamiento y administración de los datos personales que han sido recolectados y almacenados en sus bases de datos. Este documento busca socializar y difundir dichas políticas entre todos los miembros de nuestra comunidad, lo cual incluye a todas las personas involucradas y/o relacionadas con las actividades educativas, sociales, lúdicas y culturales desarrolladas por la Institución. Por consiguiente, las políticas aquí previstas serán aplicables a los estudiantes, Padres de Familia, Acudientes, empleados, directivas, proveedores, contratistas y demás personas naturales y jurídicas que estén involucradas o lleguen a involucrarse con la Institución, de cualquier manera.

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES A las personas que sean dueñas o titulares de los datos personales que nos han sido suministrados, les asisten los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y/o rectificar sus datos personales, mediante una solicitud enviada al responsable o al encargado del tratamiento de dicha información. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Nota: Las evaluaciones de rendimiento, los trabajos académicos, los informes de resultados, los boletines de notas y demás datos que utilice la Institución para registrar el desempeño de los estudiantes no podrán ser modificados y/o alterados, salvo en aquellos casos en que el titular de la información compruebe que dicha información fue mal archivada o procesada con errores. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo en aquellos casos en que dicha autorización no sea necesaria de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c) Ser informado por el responsable y/o el encargado del tratamiento, previa solicitud escrita, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas o reclamos por infracciones cometidas por la Institución a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información contenida en las bases de datos de la Institución, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución. f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y de los cuales sea el titular exclusivo.

2. PROCEDIMIENTOS

2.1. Con respecto a la recolección de datos e información La Institución, en desarrollo de su objeto social, permanentemente realiza la recolección de datos personales de aquellas personas que tienen algún tipo de vínculo con la entidad. Los casos y ejemplos más significativos de esta labor son: –‐ Los datos de los padres de familia, acudientes y de los estudiantes del establecimiento educativo se recolectan con el propósito de identificarlos y mantener con ellos una relación pedagógica. La firma del Contrato de Matrícula por parte de los padres de familia y/o del estudiante, indica la aceptación de estas políticas, términos y condiciones, y ratifica su conocimiento y consentimiento con las políticas que aquí se enuncian. –‐ Los datos de docentes, directivas, aprendices y demás empleados de la Institución, se recolectan al momento de hacer el proceso de selección y son necesarios para crear el archivo de cada empleado. –‐ Los datos de los proveedores, contratistas y demás usuarios se recolectan con el propósito de identificarlos y mantener con ellos una comunicación abierta.

2.2. Almacenamiento de información –‐ En lo que respecta a los estudiantes, una vez se concluye el proceso de matrícula, se crea una carpeta física para archivar toda la información personal y médica de cada estudiante. La información académica y disciplinaria se consigna en la plataforma virtual. El acceso está limitado a aquellas personas que participan directamente en el proceso educativo y pedagógico del alumno (Directora General, Líder de Rectoría, Coordinadora Académica, Líder de Admisiones y Servicios, Líder Financiera y Administrativa y Tesorera). –‐ En lo que respecta a los datos de docentes, directivas, y empleados de la Institución, una vez se concluye el proceso de vinculación, se crea una carpeta física para archivar toda la información personal, laboral y médica de cada empleado. El acceso está limitado a aquellas personas que participan directamente en los procesos Dirección General, Gestión Humana, Proceso Financiero y Administrativo. –‐ En lo que respecta a los datos de proveedores, Contratitas y demás personas naturales y Jurídicas, una vez se concluye el proceso de vinculación, se crea una carpeta física para archivar toda la información requerida. El acceso está limitado a aquellas personas que participan directamente en los procesos Dirección General y Proceso Financiero y Administrativo.

2.3. Uso de la información: –‐ Los diferentes procesos de la Institución pueden tener acceso a las bases de datos en lo referente a sus procedimientos y actividades dentro de la institución. –‐ Las directivas y los docentes tendrán información de los estudiantes, Padres de Familia, Acudientes con el fin de manejar la relación pedagógica, aplicar el PEI y el Manual de Convivencia, y atender todo lo relacionado con las obligaciones educativas.

2.4. Circulación de la información: –‐ La Institución Educativa KIDS COUNTRY HOUSE SAS utilizará la información relacionada con sus estudiantes y acudientes, empleados, proveedores, contratistas y demás usuarios, únicamente con los fines establecidos en la ley y dentro del territorio Colombiano. –‐ En ningún caso se enajenarán a favor de terceros, temporal o definitivamente, de manera parcial o total, gratuita u onerosa, los datos personales contenidos en las bases de datos de la Institución. –‐ La Institución garantizan que el manejo de la información se efectúa y se ejecutará bajo los altos niveles de seguridad y confidencialidad. En el caso de que autoridades judiciales soliciten esta información a la Institución, ésta estará obligada a compartir la misma de acuerdo con la legislación colombiana.

2.5. Revocatoria de la Autorización y/o supresión de los datos: –‐ Dado el carácter revocable de la autorización, los titulares de la información podrán revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando esté vigente ningún contrato con la Institución. Hacer la solicitud al correo electrónico: admisiones@kidscountryhouse.edu.co, desde la dirección electrónica que se encuentra registrada en nuestra base de datos. De lo contrario podrá utilizar la línea telefónica No. 2636815 ext. 101 o 102, en el cual le solicitaran datos de control respectivo. –‐ Mientras esta revocatoria no se produzca, se entenderá que la autorización dada por el titular de la información permanece vigente.

  1. FINES PARA LOS CUALES LA INSTITUCIÓN RECOLECTA DATOS PERSONALES

3.1. La información de los estudiantes, padres de familia y acudientes que han sido recolectados en nuestras bases de datos tiene como finalidad: –‐ Llevar a cabo el proceso pedagógico y demás objetivos contenidos en el Proyecto Educativo Institucional. –‐ Cumplir el Manual de Convivencia del Colegio. –‐ Informar de manera oportuna a los estudiantes sobre las actividades del Colegio. –‐ Recaudar información financiera de las familias de los estudiantes para aquellos casos en los que el Colegio tenga que realizar cobros judiciales o extrajudiciales. –‐ Atender Preguntas Quejas y Reclamos –‐PQRS–‐. –‐ Suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley. –‐ Adelantar seguimiento y verificación de calidad en el servicio, encuestas de satisfacción, actualización de datos de información, actividades pedagógicas y servicios educativos.

3.2. Los datos recolectados a proveedores, contratistas, asesores y consultores tienen como finalidad: –‐ Comparación de cotizaciones, contacto, facturación, despacho y recepción, entrega de mercancía, evaluación de experiencia comercial, pagos, análisis financieros, y cobros judiciales.

3.3. Los datos recolectados a empleados tienen como finalidad: –‐ Cumplir con las obligaciones legales en desarrollo del contrato laboral. –‐ Manejar adecuadamente la información sensible, según lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012. Con respecto a esta información el Colegio se compromete a: –‐ a. Informarle al titular de la información el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de los mismos. b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niños, niñas y adolescentes. c. Los derechos que le asistan como titular. d. La identificación, la dirección y correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento de las bases de datos, se compromete a conservar y a entregar copia al titular cuando este lo necesite.

  1. MODIFICACION Y/O ACTUALIZACION DE LA POLITICA DE PROTECCION DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACION Cualquier cambio o modificación sustancial a las políticas internas de tratamiento de datos personales, según lo previsto en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una forma efectiva que garantice su conocimiento y comprensión, lo cual se efectuará antes de implementar la nueva política.
  2. VIGENCIA DE LA POLITICA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La presente política rige a partir del 20 de Octubre de 2016. Información de contacto de los responsables del tratamiento de datos personales:

Responsable de Tratamiento de Datos de Clientes:
Nombre: Clara Inés Carrillo Cruz
Cargo: Líder de Admisiones y Servicios
Dirección: Carrera 82 No. 23B 73, Bogotá, D.C., Colombia
Teléfono: (57 1) 263 6815 ext. 102.
E‐mail: admisiones@kidscountryhouse.edu.co

Responsable de Tratamiento de Datos de Empleados:
Nombre: Astrid Durán Beltrán
Cargo: Líder de Gestión Humana y Hseq
Dirección: Carrera 82 No. 23B 73, Bogotá, D.C., Colombia
Teléfono: (57 1) 263 6815 ext. 113.
E-mail: gestionhumana@kidscountryhouse.edu.co

Responsable de Tratamiento de Datos de Proveedores y Contratistas:
Nombre: Sandra Milena Rodríguez Rodríguez
Cargo: Líder Financiera y Administrativa
Dirección: Carrera 82 No. 23B 73, Bogotá, D.C., Colombia
Teléfono: (57 1) 263 6815 ext. 112.
E-mail: contabilidad@kidscountryhouse.edu.co

En caso de que usted tenga alguna duda o inquietud con referencia al manejo de sus datos personales, puede escribir al correo electrónico del responsable del manejo de sus datos teniendo en cuenta si usted es cliente, proveedor, Contratista o Empleado. Geimy Adriana Gamba Sánchez Representante Legal KIDS COUNTRY HOUSE SAS